Dokumentenmanagement

Das PDV verfügt über eine komfortable Dokumentenverwaltung, mit deren Hilfe externe Dokumente beliebiger Art wie Text- und Bilddateien, Produkt-
beschreibungen, technische Dokumentationen und Kalkulationsblätter verwaltet werden können. Die Zuordnung von Dokumenten zu Produkten, Angeboten, Aufträgen und Teilen ist möglich. Mit den im System eingestellten handelsüblichen Viewern können die zugeordneten Dokumente sofort angezeigt werden. Die Bearbeitung der Dokumente aus dem PDV heraus ist ebenso möglich.

Die Speicherung von Dokumenten erfolgt in geschützten Bereichen. Damit wird die firmenweite Verfügbarkeit der Dokumente bei gleichzeitigem Schutz vor unerlaubtem Zugriff und paralleler Bearbeitung gewährt.

Im PDV können Dokumente über frei konfigurierbare Merkmale klassifiziert und beschrieben werden und stehen damit dem Anwender zum Wiederfinden zur Verfügung.

Dokumente können sich verändern. Mit der Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokuments sowie der Erstellung und Aktualisierung von Änderungs- bzw. Historieneinträgen erhalten Sie jederzeit Aussagen und Auswertungen zu seiner Entwicklungsgeschichte.

Jedes am Auftragsprozess beteiligte Dokument ist einem „Typ“ zuzuordnen. Ein Dokumententyp kann ein Angebot, allgemeiner Schriftverkehr oder ein Vertragsdokument sein. Über diese Typisierung werden die Zugriffsrechte und der Workflow firmenspezifisch formuliert und abgesichert. In der im PDV befindlichen Statusverwaltung werden die den Produkten zugeordneten Dokumente bei den Prüf- und Freigabeabläufen von Produkten mit berücksichtigt.